Payroll ประกอบไปด้วยสองขั้นตอนหลักๆ คืองานด้านการบันทึกเวลาการทำงานและงานด้านการคำนวณจ่ายและหักเงินพนักงาน โดยแต่ละส่วนประกอบไปด้วยรายละเอียดดังนี้
1. งานด้านการบันทึกเวลาการทำงาน ( Time attendance ) เป็นงานเรื่องการจัดเก็บข้อมูลเวลาที่พนักงานแต่ละคน เริ่มทำงาน เลิกงาน มาสาย ขาดงาน ออกก่อน ลางาน เริ่มทำงานล่วงเวลาและเวลาสิ้นสุด เป็นต้น ซึ่งวิธีการบันทึกข้อมูลดังกล่าวก็ขึ้นอยู่กับความพร้อมของแต่ละบริษัทเช่นบางบริษัทอาจจะใช้การลงชื่อในแบบฟอร์ม บางบริษัทอาจใช้บัตรตอก หรือบางบริษัทอาจใช้บัตรบาร์โค๊ด ทั้งนี้รวมไปถึงการให้พนักงานบันทึกการลาในใบลา และบันทึกเวลาทำงานล่วงเวลาในแบบฟอร์มขอทำงานล่วงเวลา หรือบางบริษัทที่ไฮเทคหน่อยก็อาจให้พนักงานบันทึกข้อมูลดังกล่าวผ่านระบบ Intranet เป็นต้น สำหรับหน้าที่ของเจ้าหน้าที่ HR ในเรื่องดังกล่าวคือการทำข้อมูลสรุปประจำเดือนว่าพนักงานแต่ละคนมีเวลาการทำงานอย่างไร มาทำงานกี่วัน สายกี่วัน ขาดงานกี่วัน มีจำนวนชั่วโมงทำงานล่วงเวลากี่ชั่วโมง เพื่อใช้ข้อมูลดังกล่าวมาคำนวณจ่ายค่าจ้าง ทั้งนี้เนื่องจากค่าจ้างพนักงานแต่ละคนจะจ่ายตามเวลาการทำงานนั่นเอง เช่นบางตำแหน่งจ่ายเป็นรายวัน ถ้าไม่มาก็ไม่ได้ค่าจ้าง หรือบางบริษัทถ้ามาสายก็มีการหักค่าจ้างตามเวลาที่มาสาย หรือการลาบางประเภทเช่นลากิจก็ไม่ได้ค่าจ้าง ทั้งนี้รวมถึงค่าล่วงเวลาที่บริษัทจะต้องจ่ายตามอัตราที่กฎหมายกำหนด ซึ่งจะได้มากน้อยก็ขึ้นอยู่กับข้อมูลจำนวนเวลาที่พนักงานทำงานล่วงนั่นเอง หลังจากนั้นข้อมูลทั้งหมดก็จะถูกส่งไปสู่ขั้นตอนการคำนวณจ่ายและหักเงินพนักงาน
2. งานด้านการคำนวณจ่ายและหักเงินพนักงาน เป็นขั้นตอนสำคัญที่จะได้มาซึ่งผลลัพธ์ในแต่ละเดือนว่าพนักงานแต่ละคนจะได้ค่าจ้างเท่าไหร่ โดยขั้นตอนนี้จะต้องใช้ข้อมูลเวลาทำงานดังกล่าวข้างต้นมาประกอบการคำนวณ ซึ่งในการคำนวณอาจจะต้องใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์เข้าช่วย ทั้งนี้โปรแกรมดังกล่าวอาจมีระดับของความซับซ้อนแตกต่างกันไปตามแต่ละบริษัทผู้ผลิตโปรแกรม หรือเราอาจจะประยุกต์ใช้โปรแกรม EXCEL ก็ได้ตามสะดวก แต่แนะนำให้ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปดีกว่าเพราะจะได้ไม่ยุ่งยากเรื่องการพิมพ์แบบฟอร์มต่างๆ เช่น Slip เงินเดือน ใบรับรองการหักภาษี รายงานการนำส่งเงินประกันสังคม เป็นต้น สำหรับการคำนวณดังกล่าวจะได้ผลลัพธ์ออกมาสองประเภทคือ
- ข้อมูลรายได้ของพนักงาน เช่นเงินเดือน ค่าทำงานล่วงเวลา ค่าทำงานวันหยุด ค่าตำแหน่ง เบี้ยเลี้ยง ค่าน้ำมัน ค่าเดินทาง ค่าครองชีพ โบนัส คอมมิชชั่น
- ข้อมูลรายจ่ายของพนักงาน เช่น ภาษี การหักขาดงาน การหักมาสาย หักจ่ายกองทุนประกันสังคม หักจ่ายกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ เป็นต้น ทั้งนี้รายการหักและจ่ายของแต่ละบริษัทย่อมแตกต่างกันออกไปตามระเบียบภายในของตน ยกเว้นสิ่งที่ต้องหักและจ่ายที่กำหนดขึ้นตามกฎหมาย หลังจากนั้นก็ถึงขั้นการจ่ายเงินจริงๆ ซึ่งโดยทั่วไปก็จะส่งให้ธนาคารจ่ายผ่านเครื่อง ATM หรือใครจะจ่ายเงินสดก็แล้วแต่สะดวก
CR. http://www.thaihrm.com
